Unter e-Archiving, der “elektronischen Archivierung”, versteht man im Kern das Speichern von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um papierbasierte Dokumente handeln, aber auch um Rechnungen oder Mails, die bereits in digitaler Form vorliegen. Beim professionellen e-Archiving geht es jedoch um weitaus mehr, als nur die reine Speicherung. Hier sollte das eingesetzte elektronische Archiv klare Wettbewerbsvorteile liefern. Pierre Queinnec, CEO und Mitgründer von Jenji, erklärt.
Zum Hintergrund: Um ein papierbasiertes Dokument jeglicher Form zu archivieren, wird es durch einen Scanner in eine Bilddatei konvertiert. Die Bilddatei gibt dann das Originaldokument mit allen wesentlichen Merkmalen wie Informationsgehalt, Formatierung und Einzelpositionen wieder. Das ermöglicht Manager:innen zu jedem Zeitpunkt eine Kopie des Dokuments abzurufen. Bei Dokumenten, die bereits digital vorliegen, entfällt der Zwischenschritt der Digitalisierung selbstverständlich. Liegt ein digitales Archiv mit allen Kennzahlen erst einmal vor und wird es auch kontinuierlich gepflegt, lassen sich die Informationen für Datenauswertungen nutzen, die Ihr Unternehmen unmittelbar voranbringen können.
Die Vorteile der digitalen Archivierung
Während der Pandemie wurde vielen bewusst, dass analoge Technologien solchen Ausnahmezuständen nicht gewachsen sind. Darauf folgten in vielen Unternehmen Analysen zu möglichen Kosteneinsparungen und mit den Auswertungen meist zwei weiterführende Erkenntnisse: Erstens, dass Papier wohl geduldig aber auch platzverschwendend ist. Zweitens, dass die Vor-Ort-Speicherung auf Intranet-Servern häufig teuer, unsicher und ineffizient ist. Trotzdem verwenden Firmen vielerorts weiterhin diese Form des Expense Managements. Die Bedenken sind hier meist, dass neue Technologien riskant und eben genauso teuer sind. Doch ganz im Gegenteil: Gezielte Investitionen in das e-Archiving können Kosten sogar senken, die Sicherheit der Dokumente verbessern und zuletzt auch interne Arbeitsabläufe beschleunigen.
Kosteneinsparungen
Täglich fallen gewaltige Datenmengen an, deren Archivierung in Papierform erhebliche Kosten verursacht. Entfernt Ihr Unternehmen jedoch das Papier komplett aus dem Arbeitsalltag sind auch keine Ordner, keine Hüllen und keine anderweitigen, damit verbundenen Büromaterialien mehr erforderlich. Noch besser: Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen oder Standorte hat, ist die elektronische Archivierung erst recht geeignet, da sie sich hier auch mögliche Transporte, Mietraum und den Versand an andere Standorte sparen können.
Zusätzlich zu den Kosten für den Raum, den viele Unternehmen deckenhoch mit Ordnern füllen, entstehen entsprechende Personalkosten. Die manuelle Archivierung ist schließlich ein zeitaufwändiger Prozess. Fragen Sie sich nicht an dieser Stelle manchmal auch, ob es sich überhaupt lohnt, so viel Geld für die Archivierung von Informationen auszugeben, die Sie vermutlich gar nicht nutzen?
Risikominimierung
Das nächste Problem ist oft die Beschaffenheit der Räumlichkeiten, in denen Sie die Ordner voller Rechnungen, Belege, etc. archivieren. Ein einziger unvorsichtiger oder auch unbefugter Zugriff kann zu Verlust, unsachgemäßer Lagerung oder schlimmstenfalls kompletter Vernichtung der Dokumente führen. Darüber hinaus führen fehleranfällige Systeme im Worst-Case-Szenario dazu, dass Sie Lizenzen oder Verträge nicht rechtzeitig verlängern. Die Folge sind dann Ausfallzeiten und Verzögerungen, die sich unmittelbar in Ihrem Jahresumsatz wiederspiegeln.
Viele Unternehmen sehen eine Lösung in der digitalen Archivierung auf Intranet-Servern, doch auch hier entstehen oft Risiken. Server mit spärlicher Verwaltung und mangelhaftem Schutz können das Risiko von Daten-Verstößen erhöhen und dann wird es schnell sehr teuer. Ein trauriger Fakt ist zudem, dass kein Unternehmen heute vor Cyber-Angriffen sicher ist. Auch wenn eher große Namen für Schlagzeilen sorgen, können Cyberkriminelle auch die IT-Infrastrukturen kleinerer Unternehmen angreifen.
Nutzen Sie hingegen eine Cloud-Technologie zur digitalen Archivierung, können Sie von vornherein den Zugriff nur auf autorisiertes Personal beschränken. Die benötigte Autorisierung erhöht nebenbei automatisch das Verantwortlichkeitsgefühl der berechtigten Mitarbeiter:innen, da sie die Daten nicht mehr anonym bearbeiten können. Ein gut gepflegtes e-Archiv kann Sie zudem zu wichtigen Terminen benachrichtigen, so dass Sie sich keine Sorgen mehr über abgelaufene Verträge oder Lizenzen machen müssen.
Umweltfreundlichkeit
Mit der elektronischen Archivierung verzichten Sie im Laufe der Zeit auf tonnenweise Ressourcen. Während Sie mitunter Geld für die Müllabfuhr, manuelle Archivierung und Miete einsparen, tragen Sie ganz nebenher zu einer besseren Umweltbilanz bei. Mit dem Umstieg auf das e-Archiving machen Sie ebenfalls ein Versprechen für das nachhaltige Handeln Ihres Unternehmens.
Warum ist das e-Archiving für Ihr Unternehmen wichtig?
Ohne Zweifel ist die Organisation mittels e-Archiving, besonders für wachsende und große Unternehmen wichtig – denn gerade diese brauchen ein gutes, elektronisches Archiv, um die Flut an täglichen Belegen verwalten zu können. Eine gute e-Archiving-Lösung analysiert die Daten und stellt sie in übersichtlichen Diagrammen und Grafiken dar, sodass auch Entscheidungen schneller getroffen werden können. Das e-Archiving ist über die Jahre hinweg vielmehr zu einem integralen Bestandteil moderner Unternehmen avanciert, als dass es nur eine technische Form der Archivierung ist. Stellen Sie sich demnach nicht mehr die Frage, ob Sie diesen neuen Weg einschlagen möchten, sondern nur noch: “Wann endlich?”
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Über Pierre Queinnec
Pierre Queinnec ist CEO von Jenji. Der 40-Jährige kann auf mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Software-Branche zurückblicken: Bevor er Jenji 2014 gemeinsam mit Nicolas Andre gründete, war Queinnec Co-Founder und CTO bei Zenika sowie Mitgründer von Allegoria, einer SaaS-Lösung für Steuerberechnungen. Queinnec hat einen Abschluss als Ingenieur von der École Supérieure des Sciences Informatiques (ESSI) in Sophia Antipolis und von der McGill University in Montréal.
Über Jenji
Jenji ist einer der führenden Anbieter für professionelles Spesenmanagement in Unternehmen. Jenji wurde 2015 gegründet und bietet auf Basis einer eigenen Technologie zahlreiche Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, Pauschalentschädigungen und Berufskosten, die für mittlere und große Unternehmen konzipiert sind.
Jenji hat Spesenmanagement-Lösungen neu erfunden, indem es auf Cloud- und KI-Technologien setzt und gleichzeitig eine einfache, moderne Benutzeroberfläche anbietet, die geräteübergreifend und überall auf der Welt zugänglich ist. Finanzabteilungen stehen mit Jenji in Echtzeit konsistente Daten zur Verfügung, die sich detailliert anzeigen lassen – dank automatischer Analysen, die die notwendige Kontrolle für das strategische und operative Management ermöglichen.
Mehr als 1000 mittelständische Kunden und Großkunden aus allen Branchen, wie MAN Truck & Bus, Matmut, die Französische Nationalversammlung oder GRTgaz nutzen die Lösungen von Jenji. Weitere Infos gibt es hier.