Digitalisierungspartner Geschäftssoftware: Fünf-Punkte-Plan für den Umstieg auf ein neues ERP-System

Mit einer modernen ERP-Software planen Unternehmen nicht nur ihre Ressourcen, sondern gestalten auch Geschäftsprozesse neu, synchronisieren in Echtzeit den Informationsfluss und binden Partner ein. Ein zeitgemäßes ERP-System ist daher einer der wichtigsten Hebel für den Digitalisierungserfolg im Unternehmen. Vor diesem Hintergrund gewinnen die Modernisierung der IT-Infrastruktur und die Implementierung moderner ERP-Prozesse an Bedeutung. Sage, Marktführer für Cloud-basierte Unternehmenslösungen, stellt in diesem Zusammenhang jetzt einen Fünf-Stufen-Plan vor, der beim Umstieg auf ein zukunftsorientiertes ERP-System hilft, um schnell Digitalisierungsfortschritte zu erzielen.

Neue Geschäftssoftware an die Unternehmensziele anpassen

Im ersten Schritt ist eine präzise Zieldefinition unter Bezugnahme aktueller und künftiger Geschäftsanforderungen notwendig. Die Ziele decken dabei funktionale, operative, finanzielle und strategische Aspekte ab. Auf funktionaler Ebene gilt es zu klären, ob beispielsweise Web-Shops angebunden, mobile Prozesse in der Lagerlogistik eingeführt oder der Einkauf automatisiert werden sollen. Zu den operativen Zielen zählen etwa eine gesteigerte Prozesseffizienz, Qualitätsverbesserung oder eine Optimierung bei der Termintreue. Neben funktionalen und operativen Zielen spielen auch finanzielle Motive wie die nachhaltige Senkung von Prozess- oder Lagerhaltungskosten eine Rolle. Hinzu kommen sogenannte externe Ziele wie etwa die Anpassung der Prozesse bei der Nutzung von Kundendaten, damit diese den geltenden Bestimmungen der DSGVO entsprechen. Nicht zu vergessen sind strategische Ziele, wozu insbesondere geplante Standortvernetzungen, die Expansion auf neue Märkte oder der Aufbau neuer Lieferantenpartnerschaften zählen. Aber auch das angestrebte Wachstum des Unternehmens sollte bei der Systemauswahl beachtet werden. Ein ERP-System aus der Cloud garantiert in diesem Zusammenhang beispielsweise von Haus aus die notwendige Skalierbarkeit.

Wirtschaftliche Prioritäten setzen

Ein neues ERP-System ist in der Regel nicht das einzige Optimierungsvorhaben, mit dem sich Wettbewerbsfähigkeit und digitale Effizienz verbessern lassen. Es konkurriert mit weiteren IT-Projekten, neuen Geräten und Systemen, die ebenfalls Budget benötigen. In einem zweiten Schritt gilt es daher, wirtschaftliche Prioritäten zu setzen. Als Kriterium hierfür ist eine Betrachtung des Return on Investment (ROI) notwendig: Alle monetär abschätzbaren Effekte des neuen ERP-Systems sollten dabei in ein Verhältnis zu den Investitionskosten gesetzt werden – angefangen von der Lagerhaltungs- oder Prozesskostenersparnis bis hin zu erwarteten Umsatzsteigerungen aufgrund der Expansion in neue Märkte. Auf der Kostenseite sind dabei nicht nur die reinen Anschaffungs- und Installationskosten zu berücksichtigen, sondern auch Zusatz- und Folgekosten. Das betrifft unter anderem Beratungsleistungen während des Kaufprozesses und in der Implementierungsphase, aber auch Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung des Systems nebst Kaufpreis für eventuell notwendige neue Hardware. Bei einem ERP-System aus der Cloud reduzieren sich diese Kosten aufgrund deutlich verschlankter Prozesse in der IT-Administration spürbar. Auch ein künftiger Release-Wechsel ist dann ohne einen teuren Dienstleister möglich.

Branchen- und Standardsoftware vergleichen

Ist die Investitionsentscheidung gefallen, steht im dritten Schritt die Frage im Raum, ob und welche individuellen Systemanpassungen notwendig sind. Als Faustregel gilt hier: Je spezieller, etablierter und konstanter ein Unternehmen agiert, desto besser ist eine Branchensoftware geeignet. Je dynamischer, flexibler und internationaler ein Unternehmen ist, desto besser passt eine Standardsoftware.

Architektur und Erweiterungsmöglichkeiten prüfen

Als nächstes folgt der Architekturcheck. Kernfragen in diesem Zusammenhang sind beispielsweise: Kommt es auf flexible Erweiterungsmöglichkeiten und die einfache Anbindung von Fremdsystemen an? Oder ist ein hochintegriertes Komplettsystem, das alle Sonderfunktionen für sämtliche Fachbereiche bereits enthält, die erste Wahl? Empfehlenswert ist in jedem Fall eine offene, serviceorientierte Softwarearchitektur (SOA). Denn auf dieser Basis lassen sich On-Premise- und Cloud-Lösungen ebenso transparent anbinden wie verschiedene Standorte oder externe Partnersysteme. Wer sich für ein Cloud-basiertes Modell entscheidet, sollte mit Blick auf die DSGVO auf einen europäischen Hosting-Standort achten.

Change Management und Cloud-Erfahrung des Anbieters beachten

Im fünften Schritt ist es empfehlenswert, auch weiche Faktoren für eine erfolgversprechende ERP-Einführung zu bedenken. Das betrifft sowohl ein begleitendes Change Management innerhalb des Unternehmens als auch beispielsweise die Branchenerfahrung und Service-Mentalität eines in der engeren Wahl stehenden Cloud-Anbieters. Auch wenn die Auswahl einer ERP-Lösung eine anspruchsvolle Aufgabe ist: Der Zeitaufwand lohnt sich. So lassen sich Prozesse mithilfe eines modernen ERP-Systems individueller und effizienter gestalten, Mitarbeiter entlasten, der Datenüberblick verbessern und Routineaufgaben automatisieren.

Christian Zöhrlaut, Director Product Marketing Management Central Europe bei Sage, kommentiert: „Im immer härter werdenden Wettbewerb ist jeder Effizienzvorteil wichtig. Eine passende ERP-Lösung zahlt langfristig auf den Unternehmenserfolg, die Mitarbeiterzufriedenheit sowie das Unternehmenswachstum ein. Mit einer guten Vorbereitung sowie Planung des Auswahlprozesses wird die Entscheidungsfindung leichter als gedacht. Eine moderne ERP-Plattform bringt die digitale Transformation eines Unternehmens oftmals entscheidend voran – allerdings nur dann, wenn die neue Lösung optimal auf die jeweiligen Unternehmensziele abgestimmt ist. Umso mehr kommt es auf eine sorgfältige Systemauswahl und gründliche Einführungsplanung an.“