Den Fokus im Job nicht verlieren

Die Arbeitswelt wird immer lauter und hektischer – alles scheint in ständiger Bewegung. Dies überträgt sich nicht selten auch aufs Gemüt der Beschäftigten. Die ständige Erreichbarkeit durch Smartphones und Kooperationstools, aber auch Ablenkungen wie ein Plausch mit den Kollegen oder der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig unter einen Hut zu bekommen, verstärken den negativen Effekt auf die Konzentrationsfähigkeit noch. Vielen fällt es damit zunehmend schwer, den Fokus auf das gerade Wesentliche zu behalten. Dabei ist es eigentlich nicht schwer, sich auf eine Sache zu konzentrieren, wenn man ein paar gezielte Regeln, Tipps und Tricks befolgt.

Arbeitnehmer, Arbeitgeber und vor allem Solo-Selbständige sind es heutzutage gewohnt, ständig erreichbar zu sein. Das Handy auszustellen, kommt für viele überhaupt nicht in Frage – schließlich könnte man ja einen Anruf des Chefs oder einen neuen Auftrag verpassen. Fakt ist aber: Wer ständig aufs Handy schaut, jede Nachricht sofort beantwortet und jeden Anruf ungefiltert annimmt, wird immer wieder von dem abgelenkt, was er eigentlich erledigen will. Dabei wäre es in Zeiten von Mailbox und anderen Services ein Leichtes, bestimmte Anrufe direkt auf den Anrufbeantworter oder einen externen Dienstleister umzuleiten und dort per Sprachnachricht oder sogar persönlich einen Rückruf anzukündigen, sobald es die Zeit wieder zulässt.

Feste Zeiten für Mails und Telefonate

Apropos Zeit: Generell ist es ratsam, den eigenen Arbeitstag so zu planen, dass es bestimmte Zeitfenster für die Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenzen gibt. Damit ist nicht nur gewährleistet, dass einen die Beantwortung selbiger nicht aus der eigentlichen Arbeit reißt, sondern auch, dass man anschließend auch wirklich genügend Zeit hat, diese mit der nötigen Sorgfalt zu beantworten. Gutes Zeitmanagement steigert nicht nur die Qualität der Arbeit und der Korrespondenzen – es sorgt auch dafür, dass man im Anschluss an eine erledigte Aufgabe nicht untätig herumsitzt, ohne zu wissen, was man als Nächstes angehen soll. To-Do-Listen und ein sorgfältig geführter Terminkalender gehören damit unbedingt auf jeden Schreibtisch. Sie garantieren nicht nur, dass man den Fokus nicht verliert, sie machen auf den Kopf frei. Denn: Wer nicht ständig darüber nachdenken muss, was er wann noch zu erledigen hat, kann sich viel gezielter und entspannter auf die Erledigung einzelner Aufgaben konzentrieren. Darauf, dass die Prioritäten richtig gesetzt sind, sollte man natürlich schon beim Schreiben der To-Do-Liste achten.

Pausen machen und einplanen

Nicht nur Ablenkung, sondern auch Müdigkeit und Erschöpfung können dazu führen, dass die Konzentration nachlässt. Wer müde arbeitet, ist in der Regel nicht fokussiert, arbeitet langsamer und riskiert, dass ihm Fehler unterlaufen. Studien zeigen: Nach spätestens 80 Minuten konzentrierter Arbeit schaltet der Körper für etwa 20 Minuten auf Erholung um. Spätestens dann sollte man also unbedingt eine Pause einlegen, in der man vom Schreibtisch aufstehen und sich die Beine vertreten sollte. Generell empfiehlt sich, von vornherein regelmäßige Auszeiten von rund fünf Minuten pro Stunde einzuplanen. Aber auch Mikropausen von weniger als fünf Minuten können zur Vermeidung von Übermüdung beitragen. Ein kurzer Spaziergang durchs Haus sowie das Lüften des Arbeitszimmers bringen müde Gemüter wieder in Schwung.

Ordnung halten

Apropos Arbeitszimmer: Dieses sollte regelmäßig aufgeräumt werden, denn Unordnung kann den Fokus schnell auf sich ziehen und so zu einer nicht zu unterschätzenden Ablenkung werden. Ordnung ist das halbe Leben – diesen Spruch kennen viele, und das nicht nur aus Schultagen. Was für einige nur eine Phrase ist, ist in Wahrheit mehr: Es handelt sich um ein System, mit dem die wichtigste Grundlage für strukturiertes Arbeiten geschaffen wird. Ein ordentlicher Schreibtisch sorgt im Vergleich zu einem chaotischen für bessere Leistung. Egal, ob im Homeoffice oder im Büro: Auch Unordnung ist oftmals das Ergebnis eines schlechten Zeitmanagements. Um Chaos zu vermeiden, empfiehlt sich die Anwendung der Fünf-Minuten-Regel.

Prioriäten setzen und Schnelles schnell erledigen

Dabei wird alles, was man in fünf Minuten schafft, sofort erledigt, während Aufgaben, die länger dauern, in die To-Do-Liste aufgenommen werden. Dies führt gleichzeitig dazu, dass einer der größten Störfaktoren fokussierten Arbeitens ausgemerzt wird: das Multitasking. Das nämlich ist ein wahrer Produktivitätskiller, der die Kreativität hemmt und die Fehleranfälligkeit erhöht, wie neueste Untersuchungen zeigen. Es führt nicht nur zu schlechteren Leistungen, sondern hat langfristig auch Auswirkungen auf das Gehirn. Nur die wenigsten Menschen sind wirklich dazu in der Lage, sich erfolgreich mehreren Aufgaben gleichzeitig zu widmen, fanden Forscher heraus. Selbst die, die behaupten es zu können, liegen damit in der Regel falsch. Das Problem ist, dass Multitasking per se verhindert, dass man fokussiert arbeitet: Die Gedanken springen von einer Sache zur anderen und es entsteht Stress, weil man darauf bedacht ist, nichts zu vergessen. Wer sich stattdessen durch gezielte Priorisierung auf einzelne Aufgaben konzentriert, spart sich also nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Über den Autor

Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

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