Generell gilt die Kassenpflicht für alle Unternehmen, die eine Verbuchung von Bareinnahmen vornehmen können. Für Unternehmer, die außerhalb einer festen Filiale arbeiten, gibt es Ausnahmen. Beispiele hierfür sind Straßen- und Marktverkäufer. Dasselbe gilt für mobile Berufstypen. Wer beispielsweise als Friseur zu den Kunden nach Hause fährt, kann eine Befreiung von der Kassenpflicht beantragen. Ferner sind Versand- und Servicemaschinen von dieser Verpflichtung ebenfalls ausgenommen.
Für alle Ausnahmen muss jedoch ein vollständiges Kassenbuch geführt werden. Obwohl die Barmittelpflicht wegfällt, ist es für den Ladenbesitzer daher sinnvoll, andere Systeme zur Erfassung zu verwenden, da so unnötige Probleme bei Betriebsprüfungen vermieden werden können. Zudem sind seit dem Jahr 2020 Kaufquittungen verpflichtend geworden. Händler müssen diese dem Kunden ausstellen, auch wenn dieser keine Quittung benötigt.
Arten von Registrierkassen
Auf dem Markt gibt es ein breites Angebot an unterschiedlichen Kassensystemen. Zwischen welchen unterschiedlichen Typen Unternehmer entscheiden müssen, wollen wir hier aufzeigen:
- PC-Kassensysteme: Sie sind eines der offenen Systeme und basieren auf gängige Windows-Betriebssysteme sowie stellen Einzelbenutzer- und Mehrbenutzerversionen bereit. Sie können Daten auf internen Festplatten oder externen Medien speichern und archivieren. Daten können auch über Tastatur, Touchscreen oder Scanner eingegeben werden. Ein solches Kassensystem kann mit mehreren Abteilungen (Warenwirtschaft und Buchhaltung und Lagerverwaltung) vernetzt werden. Es gibt kein Problem mit der Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter.
- Branchenabhängige Kassensysteme: Es gibt viele Arten von Kassensystemen, angefangen bei einer Wiegekasse, einem Zähler oder einem Parkscheinautomaten. Sie alle basieren auf Kassensystemen, die die Anforderungen spezieller Branchen berücksichtigen. Außerdem speichern, exportieren und zeigen sie Daten auf legale Weise an.
- Elektronische Registrierkassen: Die Dateneingabe erfolgt über Handscanner oder Tastatur. Gegenüber einem alten Modell verfügt das Moderne über eine Schnittstelle zum Auslesen der Daten. Dadurch kann die tägliche Analyse aufgerufen werden wie zum Beispiel bei der Buchhaltung.
- App-Systeme: Ein klassischer Anwender dieses Kassensystems ist auch die Gastronomie. Mit Hilfe von „Handheld Computer“ oder „iPad“ werden die Bestellungen der Gäste flexibel und schnell am Esstisch erfasst und über die App an die Getränketheke oder Küche weitergeleitet. Auch mobiles elektronisches Bezahlen ist möglich, da alle gängigen Zusatzgeräte wie Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschubladen über Bluetooth und WLAN integriert werden können. Mit vielen neuen Anbietern auf dem Markt verbreitet sich diese Form von Kassensystemen zunehmend – Wobei einer der bekanntesten dieser Anbieter vermutlich mit ready2order zu benennen wäre.
- POS-Kassensysteme: Dies ist ein komplettes System ohne feste Geräteeigenschaften. Es ist ein ideales Kassensystem für Dienstleister wie beispielsweise für kleinere Händler. Darüber hinaus sind POS-Kassensysteme für Transaktionen möglich. Größere Unternehmen benötigen außerdem Kartenleser und Belegdrucker. Daher sollten sich der Gründer langfristig beraten lassen, bevor das Kassensystem separat aufgebaut wird.
Geschlossene Kassensysteme: Verschiedene Hersteller bieten entsprechende Hard- und Softwarelösungen an. Daher arbeiten Anwender eng mit dem Hersteller zusammen und müssen sich unbedingt bei der Datenauswertung auf deren Hardware-Fähigkeiten verlassen.
Diese Grundsätze sind zu beachten
Eigenständig und je nach Registrierkassen-Typ nimmt jedes Unternehmen ihre Einnahmen und Ausgaben des Betriebes auf, wobei die Barbeträge nach SKR 03 oder SKR 04 auf das Kassenkonto gebucht werden. Die Richtigkeit und Schlüssigkeit der Basisaufzeichnungen sind von größter Bedeutung. Bei unsachgemäßer Kassenführung gehen Steuerprüfer oft davon aus, dass Geldeingänge nicht vollständig erfasst werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, deren Betriebserträge hauptsächlich aus Barmitteln bestehen. Für die Nutzung einer elektronischen Registrierkasse gibt es bisher keine gesetzlichen Verpflichtungen. Das bedeutet, dass diese klassische Registrierkasse weiter genutzt werden kann. Ein Wechsel zu einem elektronischen Kassensystem ist jedoch jederzeit möglich.
