Gerade im Mittelstand lagern immer mehr Unternehmen bestimmte Prozesse aus, um sich verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Damit lässt sich die Effizienz erhöhen und letztendlich der Geschäftserfolg steigern. Was im Bereich der IT und Telekommunikation schon recht verbreitet ist, findet zunehmend auch in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und Accounting statt. Insbesondere Steuerberatungskanzleien bieten ihren Mandanten schon länger qualifizierte Dienstleistungen für Teilbereiche, etwa die Finanzbuchhaltung, die Lohnabrechnungen und das Berichtswesen an. Inzwischen übernehmen die Wirtschaftsberatungs- und Steuerberatungsgesellschaften aber auch ganze Geschäftsprozesse wie das Personalwesen, den Zahlungsverkehr, das Kreditoren- und Debitorenmanagement, das Mahnwesen bis hin zum kompletten kaufmännischen Fachbereich.
Komplexität nimmt zu und Fachkräfte sind rar
„Wir verzeichnen in letzter Zeit eine starke Nachfrage nach solchen Komplettlösungen“, erklärt der Rechtsanwalt und Steuerberater Carsten Ruder von der Münchner Kanzlei HLB Linn Goppold. Neben dem Wunsch, interne Prozesse zu verschlanken und Kosten zu optimieren, sei oft auch die wachsende Komplexität der steuerrechtlichen Themen ein Grund für die Auslagerung an einen spezialisierten Dienstleister. So sei es für einen Buchhalter eine echte Herausforderung, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und alle Themenfelder bis ins Detail zu kennen. „Ohne regelmäßige Fortbildungen geht da gar nichts“, so Carsten Ruder. Nicht zuletzt mache sich auch immer mehr der Fachkräftemangel bemerkbar und qualifizierte Mitarbeiter für Controlling- und Accountingaufgaben seien nicht nur rar, sondern auch teuer.
Datenaustausch ohne Medienbrüche
„Viele unserer Mandanten sind zwar von den Vorteilen des Outsourcings überzeugt, fremdeln aber damit die Kontrolle über ihre Rechnungsprozesse in fremde Hände zu legen und Dritten Zugang zu sensiblen Daten wie Kunden- und Projektinformationen oder Geschäftsgeheimnissen zu gewähren“, weiß Carsten Ruder. „Ich kann diese Bedenken durchaus nachvollziehen. Deshalb rate ich dazu, bei der Wahl des Dienstleisters einige wichtige Dinge zu berücksichtigen.“ So sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass die elektronischen Schnittstellen so eingerichtet sind, dass ein medienbruchfreier Datenaustausch möglich ist. Sichergestellt sei das, wenn das Steuerberatungsunternehmen das Label „Digitale Kanzlei“ tragen darf, das von Datev attestiert wird. Das schließt auch ein, dass stets aktuelle Software im Einsatz ist, mit einem komplett digitalen Dokumentenmanagementsystem gearbeitet wird und gesicherte Zugänge zur Mandanten-Cloud bestehen.
Zertifizierung sorgt für Sicherheit
„Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt stellt das interne Kontrollsystem des Dienstleisters dar“, stellt Carsten Ruder fest. „Und hier sollte man sich weniger auf Lippenbekenntnisse, als vielmehr auf zertifizierte internationale Branchenstandards verlassen.“ So bescheinige die Zertifizierung nach IDW PS 951 Typ 2 / ISAE 3402 Type 2, dass das interne Kontrollsystem bei der Erbringung von Dienstleistungen in den Bereichen der Finanzbuchhaltung inklusive des IT Sourcings, der Lohnbuchhaltung sowie der Erstellung von Jahresabschlüssen nebst Steuererklärungen nicht nur eingerichtet und angemessen, sondern auch wirksam ist. Schließlich gehe es für auslagernde Unternehmen ja nicht zuletzt auch darum, der Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der ausgelagerten Funktionen und Geschäftsprozesse gerecht zu werden. „Deshalb halten wir in unserer Kanzlei diese Standards immer aktuell und wurden erst im Januar 2020 wieder frisch zertifiziert und als „Digitale Kanzlei 2020“ gelabelt. “Und neben dem Sicherheitsaspekt bietet ein zertifiziertes internes Kontrollsystem des Dienstleisters sogar noch einen weiteren positiven Aspekt: Bei prüfungspflichtigen Unternehmen muss ein externer Abschlussprüfer auch die ausgelagerten Fachbereiche und internen Kontrollsysteme prüfen und testieren. Diese Prüfung entfällt, was eine entsprechende Kostenund Zeitersparnis mit sich bringt. Rechte und Pflichten festlegen Über die fachliche Spezialisierung und Erfahrung mit Outsourcing-Dienstleistungen hinaus, dem Label „Digitale Kanzlei“ von Datev und der Zertifizierung des internen Kontrollsystems, sollte bei der Beauftragung des externen Dienstleisters unbedingt auch auf die Vertragsgestaltung geachtet werden. Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, wird dazu geraten, die vereinbarten Leistungen so festgelegt werden, dass sie genau den Bedarf des Unternehmens decken. Dabei ist es sinnvoll, in einem Rahmenvertrag zunächst standardisierte Rechte und Pflichten zu regeln und die spezifizierten Einzelleistungen sowie die Standards der Leistungserbringung separat festzulegen. Entsprechend den jeweiligen technischen, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Unternehmens, ist es ratsam, Gegenstand und Umfang der Leistung präzise beschrieben werden. Auch Kontrollrechte des Unternehmens, der Einsatz von Subunternehmern, künftige Anpassungen an neue Anforderungen, Kündigungsrechte und geeignete Mess- und Prüfverfahren zur Leistungskontrolle gehören in einen ausführlich gestalteten Dienstleistungsvertrag.
Was Unternehmer beim Outsourcing beachten sollten:
• Auf fachliche Spezialisierung und Erfahrung mit Outsourcing-Dienstleistungen achten.
• Auf das Label „Digitale Kanzlei“ von Datev achten.
• Auf die Zertifizierung des internen Kontrollsystems achten.
• Gegenstand und Umfang der zu erbringenden Leistungen klar definieren.
• Nutzungsrechte und Schutz des geistigen Eigentums regeln.
• Umfassende Prüfungs- und Kontrollrechte für das Unternehmen einräumen.
• Bei Einsatz von Subunternehmern ein Mitspracherecht für den Auftraggeber festlegen.
• Das Umsetzen neuer Anforderungen, insbesondere bei neuen gesetzlichen
Bestimmungen, ermöglichen.
• Kündigungs- und Sonderkündigungsrechte regeln!
• Regelmäßige Berichterstattung des externen Dienstleisters an den Auftraggeber
festschreiben.
