Digitales Personalmanagement und seine Vorteile

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Das macht sich in allen Lebensbereichen bemerkbar, so auch in den Unternehmen und den jeweiligen Personalabteilungen. Wurden bisher alle Daten zu den Mitarbeitern fein säuberlich in einer Akte im Schrank verstaut, ist dies mittlerweile gerade bei sehr großen Firmen mit einem immensen Zeitaufwand verbunden und mit einer schier endlos scheinenden Papierflut.

Digitale Prozesse können hier Abhilfe schaffen, Zeit einsparen und eine höhere Effizienz bieten. Doch was genau kann von einer Software zum Personalmanagement erwartet werden?

Wie wird momentan Personalmanagement betrieben?

Die Aufgaben der Personalabteilung sind schon lange nicht mehr nur darauf begrenzt, Daten der Mitarbeiter richtig abzuheften. Die zeitintensiven Administrationsprozesse können mit einer entsprechenden Software wie die von Haufe wesentlich beschleunigt werden.

Das Finden qualifizierter Fachkräfte nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Der Fachkräftemangel macht sich in Deutschland seit einigen Jahren immer stärker bemerkbar. Die Unterstützung zur Erreichung der Geschäftsziele mittels strategischem Personalmanagement rückt auf den To-do-Listen weiter nach oben. Die Organisation von Workshops, Weiterbildungen und ähnlichen Tätigkeiten sind entscheidend, um als Unternehmen auf dem aktuellen Stand zu bleiben und mit der Konkurrenz mithalten zu können.

Je weniger Zeit Personaler in die Verwaltung von Papieren investieren müssen, desto mehr Freiraum bleibt für die Erfüllung dieser strategischen und organisatorischen Aufgaben. Genau hier kommt moderne Software, die digitale Personalakte zum Einsatz.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Prozessen im Personalmanagement?

Die sogenannte digitale Personalakte nimmt alle relevanten Daten der Mitarbeiter auf, vom Bewerbungsgespräch bis hin zum Arbeitszeugnis oder zur Teilnahme an einem Weiterbildungskurs. Alle Daten werden fälschungssicher gespeichert, Veränderungen werden korrekt dokumentiert und die Akten sind jederzeit verfügbar.

Diese Vorteile ergeben sich folglich für die Mitarbeiter der Personalabteilung:

• Papierflut wird abgebaut. Alle Dokumente wie Arbeitsvertrag, Lebenslauf, aber auch Papiere zu Fahrzeiten, Urlaubsanträgen oder Abmahnungen werden digital archiviert. Es muss nichts mehr ausgedruckt werden. Das beschleunigt zum einen den zeitlichen Aufwand und zum anderen spart es eine Menge Papier.
• Druck- und Lagerkosten reduzieren sich, was gerade bei großen Unternehmen eine nennenswerte Summe ergibt.
• Flexibilität wird erhöht. Auf die Akten kann von überall aus zugegriffen werden. Mit der Vergabe von Zugriffsrechten wird die Bearbeitung der Akten für bestimmte Personen freigegeben. Andere können diese nur lesen, ohne Veränderungen vorzunehmen.
• Der Zeitgewinn ist enorm. Die Suche nach den passenden Daten wird mit wenigen Worten in der Suchfunktion absolviert. Langes Durchsuchen des Aktenschrankes wird überflüssig.
• Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Personalabteilung wird schneller und effizienter, denn über die Vergabe der Zugriffsrechte wird es möglich, dass Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung digital einsehen und wenn gewünscht herunterladen können. Urlaubsanträge können direkt hinzugefügt werden. Wichtige Informationen wie Sozialversicherungsnachweise oder Lohnsteuerbescheinigungen sind jederzeit einsehbar und verfügbar.
• Kommunikation zwischen Personalern und Chefetage wird vereinfacht. Daten zu Gehalt und Arbeitsverträgen stehen sofort zur Verfügung. Besonders qualifizierte Mitarbeiter lassen sich leichter identifizieren und fördern. Neue Stellenausschreibungen werden besser geplant und verwaltet.
• Die Mitarbeitersituation kann über Statistiken und Diagramme optimal aufbereitet werden und zur Entscheidungsfindung bei personalbedingten Fragen herangezogen werden.

Mit welchen Nachteilen muss gerechnet werden?

Der Kostenfaktor ist ein Nachteil, der unumgänglich ist. Doch hier sollte jedes Unternehmen die Kosten gegen den Nutzen aufrechnen. Untersuchungen haben ergeben, dass digitales Personalmanagement ganze zwei Monate Arbeitszeit einsparen kann, die für andere Aufgaben verwendet werden kann.

Zu Anfang kommt natürlich auch das zeitintensive Einpflegen aller bisher analogen Daten hinzu. Sind jedoch erst einmal alle Akten digitalisiert, zeigen sich die Vorteile der Programme. Mit einer Schulung der Mitarbeiter wird die Akzeptanz der neuen Methode unterstützt und alle können gleichermaßen von den Vorteilen der Verwaltungssoftware profitieren.

Digitales Personalmanagement ist die Zukunft und ist unausweichlich. Mit der richtigen Software lässt sich eine Menge Zeit sparen und die anfänglichen Kosten dieser Investition rechnen sich bereits nach kurzer Zeit.