Rydoo digitalisiert das Geschäftsreise-Management

Laut McKinsey nutzen 83 Prozent der Unternehmen weltweit keine Software-Lösung für ihr Reise- und Abrechnungs-Management. Das 2018 gegründete Corp-up Rydoo ist angetreten, dies mit seiner weltweit ersten SaaS-Lösung für alle Prozesse rund um Reisebuchung und -abrechnung zu ändern. Schon heute spart das in 63 Ländern aktive Unternehmen seinen über 8.200 Kunden und mehr als 680.000 Nutzern jährlich über 805.000 Stunden. Dabei verkürzt sich der Reiseabrechnungsprozess für Mitarbeiter von laut der Global Business Travel Association durchschnittlich 20 Minuten auf bis zu 5 Minuten. Die Prozessdigitalisierung mit Abrechnung auf Beleg- statt Reportebene eliminiert zudem den Expense-Report. Jeder Beleg kann papierlos und revisionssicher einzeln abgerechnet werden. Dies führt zu deutlich mehr korrekten Abrechnungen und spart bis zu 87 Prozent an Bearbeitungskosten im Unternehmen. Rydoo ist als Corp-up mit Start-up-Herz Teil der französischen Sodexo Group, dem europäischen Marktführer für Quality of Life Services, und beschäftigt 400 Mitarbeiter an 11 Standorten weltweit.

Mit seiner SaaS-Plattform bietet Rydoo die erste End-to-End Travel- und Expense-Lösung, die Mitarbeitern und Finanzabteilungen dabei hilft, Zeit zu sparen, und den arbeitsintensiven Reise-Management-Prozess vereinfacht. Die Plattform bildet alle Bereiche der Geschäftsreise digital ab: Von der Suche und Buchung über das GoBD-konforme Beleg-Management bis zur Reisekostenabrechnung, Zahlung und Fakturierung. Damit müssen Mitarbeiter nicht langwierig nach dem richtigen Flug und Hotel suchen oder zeitintensive Reiseabrechnungsformulare in Excel ausfüllen. Finanzabteilungen freuen sich zudem über die direkte Übermittlung an das Buchhaltungssystem auf Belegebene. Damit wird verhindert, dass ganze Reisekostenabrechnungen abgelehnt werden müssen und zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn einzelne Belege fehlerhaft sind. Jeder Beleg wird papierlos und revisionssicher abgerechnet und umfangreiche Reisekostenabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Das Finanzteam kann dank des zentralen Abrechnungssystems dann die Belege in Echtzeit prüfen und genehmigen. Eine Zusammenfassung aller Reisekosten wird monatlich automatisch generiert.

Auch die manuelle Eingabe der Reisedaten, -ausgaben und Verpflegungspauschalen von Mitarbeitern entfällt dank OCR-Erkennung und automatischer Per-Diems-Funktion. Die einfach zu bedienende App für iOS und Android sowie die Cloud-Lösung für den Desktop erlauben das Scannen und Einreichen von Belegen mit wenigen Klicks. Zudem können innerhalb weniger Sekunden Flugdaten und -informationen überprüft sowie der Check-in und Check-out abgeschlossen werden.

Mit einer Akzeptanzrate bei Kunden von 93 % innerhalb des ersten Monats beweist Rydoo, wie nutzerfreundlich und effizient der Einsatz der Lösung für Mitarbeiter und Unternehmen ist. Zum Kundenstamm in der DACH-Region zählen unter anderem Xing, Fritz Kola, T-Systems, TUI Cruises GmbH und Swiss Airlines. „Als Teil der Sodexo Group glauben wir, dass es für den Geschäftserfolg jedes Unternehmens unerlässlich ist, die Mobilität der Mitarbeiter so effizient wie möglich zu gestalten“, so Sebastien Marchon, CEO von Rydoo. „Rydoo bringt Travel- und Expense-Management in einem Ökosystem zusammen, um Zeit und Kosten für Unternehmen und Mitarbeiter zu sparen. Dabei legen wir den Fokus bei unserer Entwicklung auf den Nutzer, der unsere effiziente Lösung gerne nutzen soll. Die hohen Adoptionsraten nach kurzer Zeit zeigen, dass wir mit dieser Herangehensweise richtig liegen. Als Corp-up vereinen wir zudem die Stärke eines Konzerns mit der Agilität und dem innovativen Spirit eines Start-ups. Eine perfekte Ausgangssituation, um das Travel- und Expense-Management zu revolutionieren.“

Weitere Details zur Ende-zu-Ende-Plattform für Travel- und Expense-Management von Rydoo:

• Rydoo Travel hilft Mitarbeitern, den richtigen Flug, das richtige Bahnticket oder den richtigen Mietwagen zu finden und aus einer großen Auswahl an Unterkünften das passende Hotel zu buchen. Dank des zentralen Abrechnungssystems entfällt die Zahlung für den einzelnen Mitarbeiter
• Rydoo Expense ermöglicht mithilfe der Snap-and-Process-Funktion eine automatisierte, papierlose Ausgabenverwaltung die gleichzeitig alle Unternehmensrichtlinien erfüllt. Die Finanzteams können dabei die Rückerstattungen in Echtzeit verwalten und haben jederzeit Einblick in das gesamte Reisekostenbudget des Unternehmens.
• Das Modul Rydoo Expense kann von Unternehmen auch als Einzellösung gebucht werden. Buchungsmodelle starten bei 6 € pro Monat und Nutzer.