Willkommen an Deck: So gelingt erfolgreiches Onboarding von Freelancern

Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen: Allein im IT-Bereich fehlen aktuell 149.000 Expert:innen, mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen beklagt einen akuten Bewerbermangel bei offenen Stellen. Besserung ist nicht in Sicht: Während die Boomer nach und nach in Rente gehen, rückt mit der Gen Z eine Generation nach, die andere Erwartungen an die Arbeitswelt stellt. Hinzu kommen die hohen Kosten, die unbesetzte Stellen verursachen – im Durchschnitt circa 29.000 Euro. Um das sinkende Schiff zu verlassen, können Freelancer eine Lösung sein. Doch viele Unternehmen scheuen die Zusammenarbeit mit der flexiblen Workforce – trotz der aktuellen Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt. Marco Wilde, Digital Innovation Manager bei Airbus Defence and Space und freiberuflicher Business Consultant, weiß, wie die Zusammenarbeit gelingt – und warum das richtige Onboarding von Freelancern die Basis für den gemeinsamen Projekterfolg ist.

Unternehmen erkennen zunehmend die Vorteile von Freelancern. Sie sind kurzfristig einsetzbar, um beispielsweise spontane Engpässe zu überbrücken, sind Spezialist:innen in ihren jeweiligen Fachgebieten und verfügen über die immer wichtigeren „Digital Skills“ sowie eine ausgeprägte Innovationskraft. „Freelancer sorgen mit ihrer Expertise für Rückenwind, indem sie neues Wissen in das Unternehmen bringen und es ermöglichen, kurzfristig auf technologische Neuentwicklungen zu reagieren“, weiß Marco Wilde, der seit einigen Jahren selbst als freiberuflicher Business Consultant tätig ist. Bei der Suche unterstützen Freelancing-Plattformen wie freelancermap. Dort ist es möglich, Projekte auszuschreiben und gezielt Freelancer zu kontaktieren.

Schritt 1: Klare Kommunikation und Erwartungsmanagement

„Aufgrund der kulturellen Unterschiede zwischen Freelancern und Unternehmen ist es entscheidend, beim Onboarding einige Besonderheiten zu berücksichtigen“, so Marco Wilde. „Vor allem die selbstständige Arbeitsweise der Freiberufler:innen steht im Gegensatz zu festen Strukturen und Prozessen in vielen Unternehmen. Daher ist es wichtig, eine gemeinsame Basis bei allen Projektbeteiligten zu etablieren.“ Hier gilt: Communication is the key. Das Abstimmen von gegenseitigen Erwartungen, Verfügbarkeit und weiteren teambezogenen Aspekten hilft bei einem reibungslosen Start in die Zusammenarbeit. Auch die vertraglichen Details wie Vergütung, Arbeitsaufwand, Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten sollten vor dem Projektstart geklärt sein.

Schritt 2: Vorstellung von Unternehmen und Projekt

Oft vernachlässigt, aber ein wichtiger Schritt ist die Vermittlung der Unternehmenskultur. Dazu zählen unter anderem der Wertekompass, die Vision und Mission, aber auch spezielle Regelungen wie Compliance-Richtlinien und ähnliche Vorgaben. „Hier müssen Unternehmen sensibel vorgehen. Es ist schwierig, eine Unternehmenskultur durch Reden zu vermitteln – diese lässt sich eigentlich nur erfahren oder erleben“, so Marco Wilde. Auch ein detaillierter Überblick über das anstehende Projekt darf in diesem Zusammenhang nicht fehlen. Dazu gehören neben den Zielen, Milestones und KPIs auch die Rollen der einzelnen Projektbeteiligten, Budgetfragen und eventuelle Hintergrundinformationen.

Schritt 3: Einbeziehen in das Projektteam

Um alle Beteiligten ins Boot zu holen, sind das gegenseitige Kennenlernen sowie der Austausch über die Rollen und die Kommunikationsstrukturen essenziell. „Allen sollte klar sein, wie und über welche Kanäle untereinander kommuniziert wird, um das gemeinsame Ziel zu erreichen“, teilt Marco Wilde seine Erfahrungen. Um Freelancern die Zusammenarbeit mit dem Team zu erleichtern, empfiehlt er Aktivitäten wie ein informelles Kickoff-Event oder auch projektbezogene Weiterbildungen und Schulungen. Auftraggeber sollten allerdings darauf achten, dass eine Teilnahme nicht verpflichtend ist, da Freelancer nicht weisungsgebunden sein dürfen. Wichtig ist außerdem, zu berücksichtigen, das Engagement externer Fachkräfte klar von einem arbeitnehmerähnlichen Arbeitsverhältnis abzugrenzen, um die Gefahr der Scheinselbstständigkeit zu verhindern. „Führungskräfte, die noch nie Teams mit Freelancern gemanagt haben und unsicher sind, wie die Zusammenarbeit am besten funktioniert, können sich durch Coaching-Angebote Unterstützung an Bord holen“, ergänzt er.

Schritt 4: Ressourcenzugriff

Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Freelancer auf alle notwendigen Ressourcen zugreifen kann, die er für seine Arbeit benötigt: Dazu zählen technische Arbeitsmittel (Tools, Anwendungen, Datenbanken etc.), fachliche Ansprechpartner:innen sowie Informationsmittel, etwa Dokumente, Projektpläne und Briefings inklusiver klarer Deadlines. Auch über die Zeiterfassung, Abrechnungsformalien und weitere administrative Prozesse muss der Freelancer vor Projektstart informiert sein. Da Freelancer häufiger agiler arbeiten, als es die bisherigen Unternehmensstrukturen zulassen, bieten digitale Projektmanagement-Tools eine praktische Ergänzung, um beide Arbeitsweisen zu vereinen.

Schritt 5: Fortlaufende Prozesse

Bewährt hat sich außerdem, bereits im Onboarding-Prozess regelmäßige Meetings festzulegen, in denen die Projektbeteiligten den aktuellen Fortschritt besprechen, Fragen klären und Problemstellungen gemeinsam diskutieren können. Eine offene Feedbackkultur zwischen allen Beteiligten unterstützt zudem bei der Qualitätssicherung.

Fazit: Verzicht auf Freelancer wird zum Wettbewerbsnachteil

Unternehmen, die auf Freelancer verzichten, werden im Wettbewerb nicht mehr mit der Konkurrenz mithalten können. Das zeichnet sich schon heute ab: Laut einer aktuellen KfW-Umfrage bewegen sich die Innovationen deutscher KMU seit einigen Jahren auf einem niedrigen Niveau. Fast 40 Prozent der befragten Entscheider:innen sehen dabei den Fachkräftemangel als Ursache. Und auch der digitale Wandel in der deutschen Wirtschaft wird durch das Fehlen von IT-Spezialist:innen zusätzlich ausgebremst. „Um am Puls der Zeit zu bleiben, können Unternehmen mit internen Mitarbeiter:innen allein das Tempo der technologischen Entwicklungen möglicherweise nicht mehr mitgehen“, so das Fazit von Marco Wilde.