Spesen während Corona: Software und Office-Equipment ersetzen Kaffee und Taxi

– Reise- und gastronomische Dienstleistungen gingen um bis zu 90 % zurück
– 43 % weniger Spesenabrechnungen im Lockdown-Zeitraum
– Schweizer Mitarbeiter machen 550 % mehr Software-Spesen geltend
– IT- und Büroausstattung für das Homeoffice wurde verstärkt nur in UK und Deutschland abgerechnet

Geschäftsreisen sind seit spätestens Mitte März in Deutschland und weltweit auf ein Minimum reduziert worden. Homeoffice und Videokonferenzen sind der neue Standard. Damit hat sich auch die Spesenlandschaft gewandelt. Wie genau, hat Rydoo mithilfe der Daten aus seiner weltweit von über 10.000 Unternehmen eingesetzten SaaS-Lösung für Geschäftsreisebuchung und -abrechnung für die Länder Deutschland, Schweiz, das Vereinigte Königreich, Frankreich, Belgien und Spanien ausgewertet. Dabei wird offensichtlich: Die Anzahl der eingereichten Belege reduzierte sich im Länderschnitt um 43 %. Traditionelle Reiseabrechnungskosten wie Flüge, Taxifahrten, Hotelzimmer und gastronomische Dienstleistungen gingen um teilweise über 90 % zurück. Im Gegenzug stiegen die abgerechneten Aufwendungen in Bezug auf das Homeoffice deutlich. Für zusätzlich Software-Lizenzen und IT sowie Büromöbel erhöhten sich die eingereichten Ausgaben in einigen Ländern um bis zu 550 %.

Für die Auswertung in den sechs Ländern hat das 2018 gegründete belgische Corp-up der Sodexo Group die Belegabrechnungsdaten der jeweils sechs Wochen langen Zeiträume 15.1. bis 26.2. und 16.3. bis 27.4. miteinander verglichen. Insgesamt wurden in den beiden Zeiträumen 44.167 Belege in den sechs Ländern ausgewertet.

Frankreich mit dem höchstem, Deutschland und die Schweiz nur mit einstelligem Rückgang

Insgesamt ging die Anzahl eingereichter Belege im Vergleichszeitraum um durchschnittlich 43 % zurück. Frankreich, Spanien und Belgien hatten mit knapp 75 % bzw. 50 % und 36 % die größten Rückgänge zu verzeichnen. Auch im Vereinigten Königreich war der Rückgang mit ca. 20 % noch deutlich zweistellig. In Deutschland (-9,6 %) und der Schweiz (-2,2 %) sind die Rückgänge moderater.

Statt Kaffee und Taxi werden in der Krise Software und Homeoffice-Ausrüstung abgerechnet

Mit Social Distancing wurde Homeoffice plötzlich auch in Unternehmen möglich, die sich bislang damit schwer getan haben. Dieser Wandel wird auch in den Belegdaten deutlich – und das vor allem im Bereich Software mit länderübergreifenden Mehrausgaben von 80 %. Dabei sticht die Schweiz mit um 550 % erhöhten Software-bezogenen Spesen besonders hervor. In Spanien (+133 %), Frankreich (+157 %) und Belgien (+132 %) verdoppelten sich diese, wohingegen sie sich in Deutschland und dem Vereinigten Königreich nur um 14 % bzw. 28,5 % steigerten. Interessant ist, dass sich Spesen mit Bezug auf die IT- und Büroausstattung wie Laptops, Monitore, Tastaturen aber auch Bürostühle oder Sitzbälle nur in Deutschland (+13 %) und im Vereinigten Königreich (+10 %) erhöhten. In Spanien (-63 %), Frankreich (-54 %), Belgien (-38 %) und der Schweiz (-67 %) gingen auch diese Ausgaben zurück. Außerdem reduzierten sich Belegabrechnungen für Lieferdienste länderübergreifend um über 80 %. Verständlich wenn man bedenkt, dass große oder länger andauernde Meetings aktuell digital stattfinden und nur wenige den Essenslieferdienst für das Meeting abrechnen.

Die neue Arbeitswelt verlangt nach digitaler Spesenabrechnung

Auch nach dem Lockdown werden viele Unternehmen bei Geschäftsreisen nicht zum Vor-Corona-Status zurückkehren. Zwar erlauben inzwischen laut einer aktuellen Umfrage des Verbands Deutsches Reisemanagement 74 % deutsche Firmen „in begründeten Ausnahmefällen“ Reisetätigkeiten, aber die Krise hat auch gezeigt, dass nicht alle Vor-Ort-Meetings notwendig sind. Dadurch werden Unternehmen in Zukunft wesentlich häufiger die Notwendigkeit von Reisen hinterfragen. Ergänzend hat sich das Homeoffice in der Krise bewährt, so dass es viele Unternehmen ihren Mitarbeitern in Zukunft ermöglichen werden, von zu Hause aus zu arbeiten. Beide Entwicklungen tragen dazu bei, dass eine digitale Belegabrechnung notwendig wird. Denn immer noch arbeiten mehr als 80 % der Unternehmen mit Excel-Sheets, Papierabrechnung und handschriftlicher Unterschriftenfreigabe. Diese Arbeitsweise kann bei verstärkter Homeoffice-Tätigkeit und vermehrten digitalen Meetings dazu führen, dass Abrechnungen lange liegen bleiben, bis alle Papierrechnungen und Unterschriften eingeholt wurden.

„Die neue Arbeitsrealität verändert nicht nur die Waren und Dienstleistungen, die als Spesen abgerechnet werden, sondern auch die Art der Abrechnung. Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, müssen auch in der Lage sein, Spesen digital einzureichen,“ kommentiert Sébastien Marchon, CEO bei Rydoo, die Ergebnisse. „Die digitale Belegabrechnung ist inzwischen ein Must-Have für effiziente und fehlerfreie Bearbeitung. Zudem vereinfacht ein papierloses und automatisiertes Spesen-Management nicht nur den Reisenden die Arbeit. Die digitale Abrechnung sorgt für eine zeitnahe Rückerstattung und unterstützt das Finanzteam durch automatische Kategoriezuordnung, der Durchsetzung und Implementierung von unternehmensweiten Abrechnungsrichtlinien sowie agiler Anpassung an neue Arbeitswelten.“